Recentemente fui forçado a fechar uma conta Google Apps na qual usava vários serviços Google, como Gmail, Calendar e Drive. Antes de fechá-la, porém, queria levar minhas mensagens, compromissos e arquivos para minha conta Google pessoal para não perdê-los. Nesse post, explico o que fiz caso alguém precise fazer o mesmo.

Gmail

Uma página na central de ajuda do Gmail traz instruções de como checar e-mails de outras contas com o Gmail. Se preferir, esta página está disponível também em português, porém minhas contas estão configuradas para usar o inglês, então continuarei o relato seguindo o primeiro link.

Antes, porém, eu organizei minha conta Gmail pessoal (@gmail.com) para receber os novos e-mails. Criei um label para representar minha antiga conta Google Apps (ex.: google-apps) e, abaixo dele, criei labels iguais aos que eu havia criado na minha conta de e-mail do Google Apps. Como a ideia é trazer os filtros de uma conta pra outra, os labels deveriam ser iguais nas duas contas. Então também criei na conta Google Apps o label google-apps, colocando todos os outros labels abaixo dele. Finalmente, abri a configuração Filters, verifiquei que os filtros haviam sido atualizados para a nova hierarquia (caso isso não tenha acontecido, tente recarregar o Gmail ou edite os filtros manualmente) e, finalmente, exportei-os para um arquivo XML, importando-os na minha conta pessoal.

Voltando ao tutorial do Gmail Help, no item Start importing emails, segui os passos indicados em A different Gmail or Google Apps address, que indicam exatamente como fazer com que todas as mensagens da conta Google Apps sejam trazidas para a conta pessoal e, além disso, o Gmail passe a checar periodicamente a conta Google Apps e trazer novos e-mails que chegarem após o procedimento ser realizado, até que a conta Google Apps seja fechada.

Um detalhe: no passo 7 abaixo de Then, change your settings in your new account, ele diz apenas para colocar a senha. No entanto, as configurações padrão de POP não funcionam para checar o e-mail Google Apps. Você deve colocar as configurações nesta tela seguindo as instruções que podem ser obtidas na configuração do Gmail Google Apps, seção Forwarding and POP/IMAP > POP Download > Configure your e-mail client — Configuration instructions. Em outras palavras:

• Username: seu e-mail completo;
• Password: sua senha da conta Google Apps;
• POP Server: pop.gmail.com;
• Port: 995.

Pronto! O Gmail pessoal irá baixar todas as mensagens que já se encontravam no Gmail Google Apps e todas as novas mensagens a partir de então, até que a conta seja cancelada. Realizando o procedimento acima, encontrei alguns probleminhas:

1. Lentidão: o processo de checar suas mensagens do Google Apps a partir do Gmail pessoal via POP é extremamente lento. Aparentemente ele obtém 200 mensagens por vez e depois aguarda um tempo (não consegui estabelecer um padrão que indicasse a frequência) para verificar os e-mails de novo. No entanto, me parece que abrir o label google-apps e deixá-lo aberto num computador conectado à Internet faz com que o Gmail atualize-o mais frequentemente. Mesmo assim, deixei o computador praticamente o final de semana inteiro ligado assim e consegui pegar apenas metade das 16 mil mensagens que tenho na caixa postal do Google Apps;
2. Poluição da inbox: no final da configuração de obtenção das mensagens via POP, você tem a opção de atribuir um label a todos os e-mails obtidos da conta Google Apps, o que fiz usando o label google-apps. Mesmo assim, as mensagens também são marcadas com o label inbox, o que apesar de não poluir a caixa de entrada na interface Web do Gmail, fazia com que meu cliente de e-mail achasse que haviam 200 novas mensagens a cada verificação, mesmo se tratando de mensagens (muito) antigas. Pra piorar, as mensagens antigas obtidas do Google Apps são marcadas como não-lidas. No entanto, é simples ir no label criado para elas e mandar o Gmail marcar todas como lida.
3. Anexos "suspeitos": algumas mensagens antigas da conta Google Apps tinham anexos que o Gmail não aceita por conta de um anexo "suspeito". Para cada mensagem que ele considera nesta categoria, o Gmail Team manda um e-mail indicando o assunto e o remetente da mensagem, o que permite, caso você tenha tempo e paciência, buscar estas mensagens no Google Apps e copiá-las (e seus anexos) para um outro local. Eu simplesmente deixei pra lá e me contentei em perder estas mensagens;
4. E-mails com estrela: e-mails que estivessem marcados com estrela no Google Apps não chegam com estrela na sua outra conta. Basta, no entanto, procurar por eles pelo título e marcá-los com estrela (no meu caso são uns 20 e-mails, não deu muito trabalho).

Dicas:

• Para marcar como lidos os e-mails antigos: faça uma pesquisa label:google-apps is:unread, marque todos os e-mails da página, depois peça para marcar todos os e-mails da busca. Marque todos como lidos;
• Para tirar os e-mails antigos da inbox: faça uma pesquisa label:google-apps label:inbox, marque todos os e-mails da página, depois peça para marcar todos os e-mails da busca. Mande arquivar todos.

Uma alternativa a este procedimento acima é baixar todas as mensagens em um formato MBOX usando o Google Takeout e, em seguida, usar algum cliente de e-mail que consiga conectar no Gmail via IMAP e ler os arquivos MBOX. Assim, você poderia arrastar os e-mails do MBOX para uma pasta IMAP do Gmail que eles seriam enviados para lá. No entanto, não sei se este procedimento mantém as datas originais das mensagens ou se troca as datas das mensagens para a data que elas foram enviadas ao IMAP pelo aplicativo. Se alguém testar este processo, por favor deixe um comentário abaixo com a resposta!

Google Drive

Para os documentos no Google Drive, descobri inicialmente que não é possível transferir a propriedade (ownership) de um documento para fora do domínio Google Apps, o que seria o ideal (aliás, o ideal seria transferir pastas inteiras). Fui buscar, então, alternativas.

Uma alternativa é fazer download dos arquivos (e o Drive permite o download de pastas inteiras) da conta Google Apps e depois enviá-los para a conta pessoal. No entanto, os arquivos são copiados como documentos do Word/Excel/etc. e depois quando você for abri-los online na conta pessoal uma cópia será criada, convertendo-os de volta para o formato Google Drive. Não achei interessante esta opção.

A forma que eu acabei seguindo foi a relatada nesta página, que indica o uso do aplicativo de sincronia do Google Drive para fazer as cópias. O passo a passo, então, é o seguinte:

1. Antes de mais nada, tenha o aplicativo de sincronia do Google Apps instalado no seu computador;
2. Na conta Google Apps, crie uma pasta (ex.: Transfer) e coloque dentro dela tudo que quiser transferir para a outra conta. Compartilhe esta pasta com sua conta Google pessoal (i.e., com seu @gmail.com);
3. Abra sua conta Google pessoal e localize a pasta Transfer no item Shared with me (não sei como é em português). Clique com o botão direito nela e adicione-a ao seu Drive (Add to My Drive);
4. Aguarde até que o programa de sincronia do Google Drive traga a pasta para o seu computador. Se isso não acontecer nos próximos minutos, verifique a configuração do aplicativo (ele pode estar configurado para trazer apenas algumas pastas);
5. Para documentos que foram compartilhados com você que você queira manter esse compartilhamento, basta movê-los para outro local do seu Drive. Isso terá o efeito colateral de sumir com aquele documento da pasta Transfer da sua conta Google Apps. No entanto, se você abrir depois o registro de atividades (Activities) desta pasta poderá acessar esses documentos movidos e até movê-los de volta para a pasta Transfer. Além do mais, que importa isso se o Google Apps será desativado mesmo?
6. Para documentos que você mesmo criou no Google Apps ou que você não deseja manter os compartilhamentos, copie-os (usando seu sistema operacional mesmo, pois pela Web só conseguirá criar cópias de documentos um por um) para outro local e aguarde que o aplicativo de sincronia envie-os também para a nuvem;
7. Para garantir, abra o Google Drive (com a conta pessoal) pela Web e verifique se todas as cópias foram feitas corretamente. Quando terminar, pode excluir a pasta Transfer do seu Drive pessoal (isso não a excluirá do seu Drive Google Apps).

Google Calendar

Para o Google Calendar também não é possível substituir a propriedade (ownership) de um calendário para alguém de fora do domínio Google Apps. Sendo assim, utilizei o procedimento descrito nesta página, usando a opção de download dos calendários em formato iCal.

Para cada calendário, portanto, segui o procedimento abaixo:

1. Nas configurações do calendário Google Apps, localize o item Private Address (não sei como é em português) e faça o download do calendário no formato iCal;
2. No seu calendário da conta Google pessoal, crie um calendário com o mesmo nome (descrição, localização, etc.) do calendário Google Apps;
3. Na configuração geral do Google Calendar (conta Google pessoal), vá para a seção Calendars e clique em Import calendar. Forneça o arquivo iCal obtido no passo 1 e escolha o calendário criado no passo 2.

Pronto. Repetindo o procedimento acima para cada calendário (caso você, como eu, tenha mais de um) você levará um por um para sua conta pessoal. O único problema é que os convites para outros participantes não vêm junto… você tem que convidar as pessoas para os eventos novamente (caso você tenha usado esse recurso).